Order-to-Cash ist ein entscheidender Geschäftsprozess, der das Herzstück eines jeden Unternehmens bildet, das Waren oder Dienstleistungen anbietet. Es ist ein wesentlicher Teil des Finanzmanagements, der den gesamten Zyklus von der Bestellung bis zur Zahlung der Kunden umfasst. Eine effektive Optimierung dieses Prozesses ist für Unternehmen unerlässlich, um ihre Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Aspekte des Order-to-Cash-Prozesses untersuchen und Möglichkeiten aufzeigen, wie Unternehmen diesen Prozess optimieren und ihre Geschäftsabläufe rationalisieren können.
Key Takeaways
- Effiziente Order-to-Cash-Abwicklung führt zu reduzierten Fehlern, verbesserten Cashflow und erhöhter Kundenzufriedenheit.
- Neuartige Softwarelösungen in Kombination mit Ihrem bestehenden ERP-System, wie Microsoft Dynamics oder SAP, erhöhen den Automatisierungsgrad im Prozess
- Automatisierungspotentiale finden sich oft im Auftragseingang und der Rechnungsstellung
Warum ist die Optimierung des Order-to-Cash-Prozesses wichtig?
Effizienz und Genauigkeit im Order-to-Cash-Prozess (O2C-Prozess) sind unerlässlich. Sie beeinflussen nicht nur den eigenen Unternehmenserfolg, sondern vor allem auch die Kundenzufriedenheit. Je reibungsloser der Prozess abläuft, desto besser ist es für alle Beteiligten.
Vorteile einer reibungslosen Order-to-Cash-Abwicklung
- Reduzierung von Fehlern und Verzögerungen
- Verbesserung des Cashflows und der Liquidität
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit und Kundenbindung
- Steigerung der Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter
Die wichtigsten Schritte zur Prozessoptimierung
1. Analyse des aktuellen Order-to-Cash-Prozesses
Der erste Schritt ist die vollumfängliche Erfassung des aktuellen Prozessablaufes in einem Prozessflussdiagramm. Dies erfolgt idealerweise datengetrieben - also mit Angabe von durchschnittlicher Dauer oder beteiligten Personen für jeden Schritt. So lassen sich Engpässe und Ineffizienzen schnell identifizieren. Jedes Element des Order-to-Cash-Prozesses sollte dabei einzeln und im Detail beleuchtet werden.
2. Identifizierung von Verbesserungspotentialen
Sind die Engstellen identifiziert, geht es darum, die Ursachen zu finden und mögliche Verbesserungsmaßnahmen zu evaluieren. Für eine gezielte Vorgehensweise sollten verschiedene Maßnahmen gegenübergestellt und priorisiert werden, wobei Kosten, Zeitersparnis und mögliche Umsatzsteigerung die wichtigsten Faktoren sind.
Mögliche Verbesserungspotentiale sind vielfältig und stark abhängig vom eigenen Unternehmen und den existierenden Prozessen. Im Folgenden erläutern wir einige der wichtigsten Automatisierungsmöglichkeiten entlang des Order-to-Cash Prozesses.
Automatisierung der Bestellerfassung
Um Kunden die Bestellung so einfach wie möglich zu gestalten, werden Aufträge üblicherweise auf vielen verschiedenen Kanälen angenommen - von Telefon, über E-Mail bis hin zu Onlineshops oder Kundenportalen. Wichtig ist dabei, die Erfassung der Bestellung - also den Übertrag ins ERP-System - so automatisiert wie möglich zu gestalten. Eine Studie von IBM hat sogar ergeben, dass Unternehmen mit erstklassigen O2C-Praktiken 81 % effektiver sind als jene, die keine Praktiken eingeführt haben.
Onlineshops oder Kundenportale sollten deswegen immer direkt ans ERP-angebunden werden, stellen aber auch die teuerste Variante und einen hohen Pflegeaufwand dar.
Für die Erfassung von Bestellungen aus E-Mails oder Fax bieten sich OCR- oder neuere Künstliche Intelligenz (KI) Systeme an, die die Daten aus dem Auftrag auslesen und ins entsprechende System übertragen können. Wichtig ist hierbei einerseits sowohl ein hoher Automatisierungsgrad beim Auslesen als auch die Kompatibilität mit eigenen Systemen.
Kredit- und Forderungsmanagement
Durch ein ordentliches Kreditmanagement am Anfang des Order-to-Cash Prozesses lassen sich Probleme beim Forderungsmanagement verhindern, weswegen beide Prozesse zusammen gedacht werden sollten.
Für Erstkunden sollte ein automatisches Kredit Genehmigungsverfahren eingerichtet werden. Software kann sich hier um die Genehmigung oder Ablehnung kümmern und nur in schwierigen Fällen einen Mitarbeitenden hinzuziehen.
Wiederkehrende Kunden sollten anhand ihres bisherigen Bezahlverhaltens evaluiert und mit positiver Kreditgenehmigung direkt zur Auftragsabwicklung weitergeleitet werden. Bei Zahlungsrückständen sollte ein System automatisch in der Lage sein, den Kunden auf offene Posten hinzuweisen, bevor neue Bestellungen getätigt werden können. Hierfür benötigt es ein automatisiertes Zahlung Überwachungssystem, welches Verantwortliche im Finanzwesen auf Rückstände hinweist. Automatische Mahnverfahren und Zahlungserinnerungen können die Mitarbeitenden hier weiter unterstützen.
Auftragsabwicklung und Versand
Bei der Auftragsabwicklung ist vor allem darauf zu achten, dass Lagerbestände in Echtzeit aktualisiert werden. Nur so kann verhindert werden, dass Aufträge angenommen werden, die nicht erfüllt werden können. Bestellungen, sowie Lagerbestände müssen dafür zwangsläufig in einem digitalisierten Format vorliegen. Auf papierbasierte Prozesse und alte Softwareprogramme sollte verzichtet werden.
Um einen reibungslosen Versand zu gewährleisten, ist vor allem die Übergabe von der Auftragsabwicklung entscheidend. Um den Versand entsprechend zu planen, sollte deswegen schon nach dem Auslösen der Bestellung eine Nachricht an die Logistik gehen.
Rechnungsstellung
Verzögerungen bei der Rechnungsstellung können schnell zu Liquiditätsengpässen führen. Wenn Rechnungen jedoch nach einem pünktlichen Zeitplan automatisch verschickt werden, können Ausgaben und Einnahmen von der Finanzabteilung entsprechend geplant werden. Eine Studie der Aberdeen Group zeigt, dass Unternehmen mit einem hervorragenden O2C-Prozess in nur 16,2 % der Fälle manuell in die Rechnungsstellung eingreifen müssen - die Schlusslichter hingegen bei über 80 %.
3. Best Practices einer erfolgreichen Order-to-Cash Prozessoptimierung
Optimierung von Workflows und Prozessen durch Softwarelösungen
ERP-Systeme, wie Microsoft Dynamics und SAP, bieten bereits die meisten Funktionen zur Prozessoptimierung. Automatisierte Workflows und Berichterstattung helfen dabei, den O2C-Prozess weiter zu verbessern. Weitere Software Tools, die im O2C-Prozess zum Einsatz kommen, sollten sich durch entsprechende Schnittstellen ins ERP-System integrieren, um manuelle Datenübertragung zu vermeiden.
Implementierung effektiver Kommunikation und Prozesse
Klare und regelmäßige Kommunikation ist essentiell für den Erfolg von Optimierungen im Order-to-Cash-Prozess. Nutze moderne Kommunikationstools und stelle sicher, dass jeder Mitarbeitende immer die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt hat. Abstimmungsschleifen verursachen die meisten Reibungsverluste im O2C-Prozess.
Nutzung von Datenanalysen zur Leistungssteigerung
Datengetriebene Entscheidungen sind im O2C-Prozess Gold wert. Implementieren Sie Analysetools und Berichtsfunktionen, um Ihren Prozess kontinuierlich zu optimieren.
Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im O2C-Prozess sind entscheidend. Achten Sie auf Veränderungen im Markt und im Unternehmen und reagieren Sie darauf.
Fazit
Grundlage der Optimierung des Order-to-Cash Prozesses ist eine detaillierte Prozessaufnahme mit Messung aller Prozesszeiten und des Personaleinsatzes. So lassen sich schnell Engpässe auffinden. Für jeden Schritt im O2C-Prozess gibt es verschiedene Optimierungspotenziale, die einzeln oder zusammen implementiert werden können. Unternehmen, die im O2C herausragen, benutzen dabei vor allem Softwarelösungen zur Automatisierung und greifen nur in Ausnahmefällen manuell in den Prozess ein.
Lucas Spreiter
Geschäftsführer
